Xentral Fulfillment heißt: Dein Xentral bleibt die Zentrale, und ein Partner lagert, kommissioniert und versendet, was Xentral ihm überträgt. Bestand und Trackingnummer laufen zurück ins System. Beckmann Systemlogistik macht das seit 1985 aus Köln, für Marken mit 250 bis 7.500 Sendungen im Monat. Mehr als 100 nehmen wir nicht gleichzeitig auf, und jedes Paket packt ein fest angestellter Mensch.
- seit 1985 familiengeführt in Köln, kein Investor, kein Exit-Plan
- max. 100 Marken gleichzeitig, die meisten Partner länger als sechs Jahre dabei
- 250 bis 7.500 Sendungen im Monat, darunter packst du meist noch selbst, darüber passt es nicht mehr durch unsere Halle
- ein Bestand an einem Standort in Köln, und dein Ansprechpartner bleibt derselbe wie beim ersten Paket
→ Partnerschaft anfragen
→ Direkt an Max Beckmann schreiben
Du hast dir Xentral nicht geholt, weil du Software magst. Du hast es dir geholt, weil vorher vier Programme vier Wahrheiten hatten. Der Shop wusste etwas anderes über den Bestand als die Tabelle, und die Tabelle etwas anderes als der Steuerberater.
Jetzt gibt es eine Wahrheit. Sie steht in Xentral.
Und jetzt soll jemand anderes dein Lager betreiben. Frag ihn, ob er Xentral anbinden kann, und er sagt ja. Das sagen alle, und es stimmt sogar. Die Frage, die zählt, ist eine andere: Stimmt dein Bestand in Xentral auch dann noch, wenn seit drei Monaten jemand in Köln deine Pakete packt?
Diese Seite beantwortet sie. Was aus Xentral rausgeht, was zurückkommt, und was wir dafür tun, dass die Zahl im System und die Zahl im Regal dieselbe bleiben.
Wie bindet man Xentral an einen Fulfillment-Dienstleister an?
Xentral bindet einen Fulfillment-Dienstleister über das Modul Übertragungen an, in der englischen Oberfläche Transfers. Es schreibt die Lieferscheindaten als CSV oder XML auf einen SFTP-Server, den beide Seiten erreichen, oder überträgt sie über die Schnittstelle. Der Partner kommissioniert und versendet und meldet Bestand, Trackingnummer und Status zurück. Ein Prozessstarter in Xentral löst den Austausch in festen Abständen aus.
Drei Dinge müssen bei dir stehen, bevor die erste Bestellung läuft. Ein Projekt in Xentral, das für den externen Partner angelegt ist, mit dem passenden Logistikprozess. Ein Lieferschein, der freigegeben ist, von Hand oder automatisch. Und ein aktiver Prozessstarter, sonst wartet die Bestellung im System, und niemand merkt es.
Dann laufen zwei Kanäle, und sie sind nicht gleich wichtig.
- Der Hinkanal. Von Xentral zu uns gehen die Lieferscheindaten: Artikel, Mengen, Lieferadresse, Auftragsstatus. Dazu die Artikelstammdaten, damit unser Lagersystem weiß, was ein Karton wiegt und welche EAN darauf steht.
- Der Rückkanal. Von uns zu Xentral gehen Bestand, Trackingnummer und Status. Damit steht der Auftrag in Xentral als versendet, und dein Shop benachrichtigt den Kunden, ohne dass du etwas anfasst.
- Der Takt. Der Prozessstarter legt fest, wie oft beides läuft. Ohne ihn steht alles bereit, und nichts bewegt sich.
Beide Wege kennen wir aus dem Betrieb, SFTP wie API, und du wählst. Welche Felder in welchem Takt zurückgehen, legen wir vor dem Start mit dir fest, eines nach dem anderen. Ein Partner, der „automatisch“ sagt und nicht dazusagt, welches Feld wann zurückkommt, hat die Frage nicht beantwortet. Er hat sie vertagt.
Die Vorbereitung auf der Xentral-Seite beschreibt das Hilfe-Center unter Fulfillment-Dienstleister anbinden. Was auf unserer Seite passiert, steht unter Software.
Warum der Rückkanal öfter scheitert als der Hinkanal
Der Hinkanal fällt sofort auf, wenn er nicht geht. Keine Bestellung kommt an, jemand ruft an, der Fehler ist in einer Stunde gefunden.
Der Rückkanal fällt nicht auf. Er läuft, nur falsch. Ein Bestand, der zu hoch zurückkommt, sieht in Xentral aus wie ein Bestand. Der Shop verkauft weiter, und der Erste, der es merkt, ist ein Kunde, dessen Paket nicht kommt. Ein Bestand, der zu niedrig zurückkommt, ist leiser. Der Shop zeigt „ausverkauft“, und niemand ruft an, weil niemand bestellen konnte.
Beides ist kein Lagerproblem. Es sieht nur so aus.
Deshalb läuft bei uns vor dem ersten echten Auftrag ein Testauftrag je Versandart. Er ist erst fertig, wenn die Trackingnummer in Xentral steht und der Bestand um genau die Menge gesunken ist, die im Paket lag. Vorher geht der Prozessstarter nicht in den Regelbetrieb.
Und danach bleibt ein Mensch zuständig, dessen Namen du kennst. Wenn eine Zahl nicht stimmt, rufst du ihn an. Kein Ticket, das erst jemand zuweisen muss.
Was ein Überverkauf im Alltag kostet, steht unter Backorder. Wie der Versand bei uns insgesamt organisiert ist, unter Versandabwicklung.
Woran du einen Partner erkennst, der Xentral aus dem Betrieb kennt
Stell vier Fragen, bevor du unterschreibst: Über welchen Weg kommt der Auftrag an, Datei oder Schnittstelle? Welcher Auftragsstatus löst die Übertragung aus? In welchem Takt kommen Bestand und Trackingnummer zurück? Und wer ruft dich an, wenn eine Übertragung hängt? Wer alle vier ohne Rückfrage beantwortet, hat Xentral betrieben. Wer auf das Onboarding verweist, hat es vor.
Die Fragen klingen technisch. Das sind sie nicht. Sie trennen Dokumentation von Betrieb, und das in einem Telefonat.
Und weil wir sie stellen, müssen wir sie beantworten. Bei uns sitzt im ersten Gespräch die Person, die die Übertragung einrichtet, nicht jemand, der sie verkauft. Ein Vertriebsteam haben wir nicht. Das kostet uns Anfragen, die woanders ein Vertrieb warmhält. Wir machen es trotzdem so.
Die fünfte Frage stellen wir uns selbst, weil wir sie sonst jedem anderen stellen würden: Wie hoch ist die Fehlerquote, und wie ist sie gemessen? Unsere liegt bei höchstens einer fehlerhaften Sendung auf 10.000, gemessen von 2023 bis 2025 über alle Partner.
Wie der Ablauf im Lager aussieht, steht unter Pick und Pack. Warum wir das Boutique-Fulfillment nennen, steht auf einer eigenen Seite, ebenso, was ein 3PL sonst noch ist.
Für welche Xentral-Nutzer der Schritt passt
Bei Beckmann in Köln beginnt Fulfillment bei 250 Sendungen im Monat und endet bei 7.500. Darunter packst du meist noch selbst, darüber sind Anlagen gebaut, die wir nicht haben. Dazwischen liegt die Marke, die Xentral betreibt, weil sie über mehr als einen Kanal verkauft: Shop, Marktplatz, Handel, und die Buchhaltung soll trotzdem stimmen.
Wer Xentral nutzt, ist selten der Gründer am Küchentisch. Er hat den Küchentisch hinter sich und ein System davor. Was ihn zögern lässt, ist nicht das Paket. Es ist die Frage, was mit seinen Daten passiert, wenn jemand anderes das Lager betreibt.
Die Antwort: nichts, wenn der Rückkanal stimmt. Dein Xentral sieht nicht, wer gepackt hat. Es sieht Bestand, Trackingnummer und Status, wie vorher. Der Vorgang im Lager wird für Xentral unsichtbar. Sichtbar bleibt das Ergebnis.
Oft kommt beides zusammen: Endkunden über den Shop und Händler, die auf Rechnung bestellen. Beides kommt aus derselben Übertragung, und beides packt dasselbe Team. Wie Händlerbestellungen bei uns laufen, steht unter B2B-Fulfillment, die Marktplätze unter Marktplatz-Fulfillment, das Endkundengeschäft unter D2C-Fulfillment.
Ab wann sich der Schritt trägt, rechnet Fulfillment-Outsourcing durch. Alle Positionen, aus denen sich die Rechnung zusammensetzt, stehen unter Fulfillment-Preise. Wer noch unter 250 liegt, findet den Einstieg unter Fulfillment für Startups.
Was beim Wechsel zu einem Xentral-Partner passiert
Der technische Teil ist der kleinere, wenn drei Dinge stimmen. Xentral ist auf aktuellem Stand. Die Artikelstammdaten sind vollständig. Und die Ware ist bereit für den Wareneingang in Köln.
Was den Wechsel verzögert, sind fast immer Stammdaten. Eine fehlende EAN. Ein Gewicht, das seit der neuen Verpackung nicht mehr stimmt. Zwei Artikelnummern für dasselbe Produkt. Und die Frage, welcher Auftragsstatus als Auslöser gilt. Wer sie vor dem Start nicht beantwortet, bekommt die Antwort vom ersten Live-Auftrag, und das ist der schlechteste Zeitpunkt dafür.
Wenn du von einem anderen Lager kommst, braucht der Umzug dazu ein Übergabefenster mit sauberem Bestand. Die Reihenfolge der Schritte steht unter Fulfillment-Anbieter wechseln, was ein Barcode am Regal leisten muss, unter Barcodes im Onlinehandel.
Wenn dein System nicht Xentral ist
Für uns ist ein Warenwirtschaftssystem eine Quelle für Aufträge und ein Ziel für Bestand und Tracking. Das gilt für Xentral wie für Billbee, JTL, weclapp, Plentymarkets und Odoo. Was je System anders läuft, steht auf der jeweiligen Seite.
Für wen wir nicht passen
Wenn dein Plan für übernächstes Jahr 20.000 Sendungen im Monat vorsieht, plane uns nicht ein. Für diese Menge sind Anlagen gebaut, und wir haben keine.
Wenn deine Ware auf zwei oder drei Lager verteilt liegen soll, passen wir nicht. Wir haben einen Standort: Köln.
Wenn dein Produkt schwerer als drei Kilo oder länger als 60 Zentimeter ist, sind wir das falsche Regal. Und wenn deine Ware nie bei uns liegt, weil du im Dropshipping verkaufst, fehlt genau der Teil, den wir können.
Bei 100 Marken ist Schluss, auch wenn die 101. gut wäre. Ausführlicher steht das unter Nicht für jeden und unter Die 100er-Grenze.
Häufige Fragen zu Xentral Fulfillment
Was ist Xentral?
Xentral ist ein Cloud-ERP aus Augsburg. Es führt Artikel, Aufträge, Kunden, Einkauf, Lager und Buchhaltung in einem System und verbindet Shops und Marktplätze, damit ein Auftrag nur einmal existiert. Für die Logistik nach außen bringt es das Modul Übertragungen mit, über das ein Fulfillment-Partner Aufträge erhält und Bestand und Tracking zurückmeldet.
Was bedeutet Fulfillment bei Xentral?
Xentral meint damit beides: das eigene Lager, das du in Xentral selbst führst, und das externe Lager eines Partners, das du über das Modul Übertragungen oder die Schnittstelle anbindest. Diese Seite handelt vom zweiten Fall. Was Fulfillment unabhängig vom System ist, steht unter Was ist Fulfillment.
Muss ich meinen Shop zusätzlich an euer Lager anbinden?
Nein. Xentral bleibt die Zentrale. Shopify, WooCommerce, Amazon und die anderen Kanäle laufen in Xentral zusammen, und wir hängen an Xentral, nicht an jedem Kanal einzeln. Ein Auftrag, ein Weg, ein Bestand. Wer einen zweiten Shop direkt ans Lager hängt, baut sich die zweite Wahrheit zurück, die er mit Xentral abgeschafft hat.
Läuft die Anbindung über das Modul Übertragungen oder über eine Schnittstelle?
Über beides. Wir binden Xentral per SFTP an, mit CSV oder XML über das Modul Übertragungen, oder über die API. Welcher Weg läuft, richtet sich danach, wie du in Xentral arbeitest und was du bevorzugst, nicht danach, was uns bequemer ist. Das legen wir im ersten Gespräch fest, mit der Person, die es einrichtet. Was du in jedem Fall brauchst, ist eine saubere Artikelnummernstruktur mit einer EAN je Artikel.
Was kostet die Anbindung an Xentral?
Die Einrichtung einer neuen Marke dauert bei uns im Schnitt neun Werktage, Anbindung und Testaufträge eingeschlossen. Die tragen wir, ohne Zusage, dich je wiederzusehen. Das ging ein paarmal schief. Wir machen es trotzdem so. Was danach je Sendung, je Lagerplatz und je Retoure anfällt, steht unter Preise.
Was passiert, wenn eine Übertragung hängt?
Dann steht eine Bestellung in Xentral bereit, und bei uns ist sie nie angekommen. Wer das zuerst merkt, hängt am Takt und am Menschen. Frag jeden Partner, wer die Übertragungen im Blick hat und wer dich anruft. Bei uns ist das dein Ansprechpartner, derselbe wie beim ersten Paket.
Was passiert im Weihnachtsgeschäft?
Dieselben Leute packen weiter, und derselbe Prozessstarter läuft im selben Takt. Für den Dezember holen wir keine Zeitarbeit, weil jemand, der heute anfängt, deine Artikel nicht kennt. Wie wir die Monate davor planen, steht unter Peak Season.
Weiterführende Seiten
Den gesamten Leistungsumfang zeigt unser Fulfillment. Wie das Lager in Köln arbeitet, steht unter Fulfillment in Köln. Wenn ein Kanal in Xentral über Amazon läuft, lohnt der Blick auf Alternativen zu Amazon FBA. Wie Sets und Beilagen entstehen, steht unter Kitting, und wie eine Retoure bei uns durchs Haus geht, unter Retourenbearbeitung.
Xentral bleibt deine Zentrale. Das Regal steht in Köln.
Wir nehmen neue Partner auf, wenn ein Platz frei wird. Schreib uns, was du versendest, wie dein Xentral aufgesetzt ist, welche Kanäle darin laufen und was dich am jetzigen Ablauf stört. Zuerst deine E-Mail mit den wichtigen Angaben, danach antwortet Max. Wenn es passt, ein kurzes Gespräch über deine Marke, und dann eines mit der Person, die die Übertragung einrichtet.