Shopify Fulfillment. Wie es funktioniert und ab wann sich ein Dienstleister lohnt

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Jeder Auftrag, den Sie erfolgreich ausführen, ist ein Versprechen, das Sie gegenüber einem Kunden erfüllen. Der Punkt, an dem ein Produkt zum ersten Mal die Türschwelle eines Kunden erreicht, ist oft der entscheidende Moment seiner Erfahrung mit Ihrem Unternehmen. Daher gibt es nur wenige Dinge, die wichtiger sind, als sicherzustellen, dass Ihre Produkte schnell und effizient versandt werden.Es gibt viele kreative Möglichkeiten, diesen entscheidenden Berührungspunkt in einen Moment zu verwandeln, an den sich die Kunden erinnern werden.

Shopify bietet zahlreiche Möglichkeiten, die ersten Schritte des Kauferlebnisses erfolgreich zu meistern. Die über 500.000 aktiven Stores auf der Plattform bestätigen die Qualität und Reichweite des Services. Mit einer einfachen Bedienung, modernen Themes und einem umfangreichen App Store hat der Anbieter vielen etablierten und angestaubten Shopsystemen das Fürchten gelehrt

Somit liefert Shopify für viele junge Startups aber auch für etablierter Player (Shopify Plus) im Online-Shopping die technische Grundlage um sich im digitalen Markt ohne Grenzen durchzusetzen und seine eigene Nische erfolgreich zu etablieren.

Und auch der passende Fulfillment Dienstleister sollte hier ansetzen: der Qualität des Service gerecht zu werden und ein reibungsloses Erlebnis für den Kunden zu Ende zu denken und umzusetzen. Ob und wann das Outsourcing an einen Dienstleister überhaupt sinnvoll ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Fulfillment Center? Von digital getriebener Distribution profitieren

Die richtige Strategie finden um im Markt zu bestehen und nachhaltiges Wachstum zu initiieren

Sicherlich ist das Farbschema des Layouts, das Testen neuer Plugins oder der Verkauf selbst oft spannender als der Versand selbst. Aber was passiert, nachdem die Bestellung aufgegeben wurde? Irgendwie muss Ihr Produkt in den Händen der Kunden landen und im besten Fall so überzeugen, dass dieser Kunde zum erneuten Kaufen angeregt wird.

Als Shopify Kunde haben Sie, wie Benutzer anderer Onlineshop Systeme auch, die folgenden drei Möglichkeiten Ihre Produkte an den Kunden zu liefern:

  • Die Zusammenarbeit mit einem Dropshipper, der die Bestellungen für Sie ausführt.
  • Das Verpacken und Versenden Ihre Bestellungen übernehmen sie selbst selbst, entweder unabhängig oder mit einem Team.
  • Sie arbeiten mit einem Logistikunternehmen zusammen, das sich um Ihre Lagerhaltung und Auftragsabwicklung kümmert.

Das Verpacken und Versenden Ihrer eigenen Bestellungen hat klare Vorteile: Es ist flexibel und kostengünstig. Aus diesen Gründen übernehmen Unternehmen, die gerade erst am Anfang stehen, und Unternehmen, die einzigartige Verpackungsanforderungen im E-Commerce haben, oft ihre Logistik in Eigenregie.

Unabhängig des Alters oder der Branche ist jedes Unternehmen, welches finanziell noch nicht gefestigt ist, meist besser dran, die Dinge intern zu regeln. Manchmal hat man mehr Zeit als Geld, um es auszugeben.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch schnell wächst und Sie sich wieder mehr den Kernkompetenzen als Shopbetreiber widmen möchten, könnte Sie das Outsourcing der Lagerhaltung und Auftragsabwicklung durch Dritte interessieren.

Es gibt zahlreiche Fulfillment Dienstleister und Logistikunternehmen, die Ihr Produkt lagern und sich um die Verpackung und den Versand Ihrer Bestellungen kümmern. Die Zusammenarbeit mit Logistikunternehmen kann zunächst einschüchtern wenn Sie dies noch nie zuvor getan haben. In diesem Artikel führen wir Sie durch die Grundlagen am Shopify-Beispiel um Ihnen die erste Scheu zu nehmen.

Was kosten Fulfillment-Dienstleistungen?

Fulfillment-Services werden in der Regel stundenweise oder pro Einheit/Palette berechnet. Die Anbieter addieren die Kosten für Wareneingang, Lagerung, Kommissionierung, Verpackung, Versand, Konfektionierung oder Bündelung, Retouren, kundenspezifische Verpackung, Geschenkservice und Einrichtung. Sie erheben dann Transaktionsgebühren (z.B. für Empfang, Versand) und wiederkehrende Gebühren (z.B. für Lagerung).

Fulfillment Preise. Wie sich die Abrechnung zusammensetzt und worauf Onlinehändler achten sollten.

Die Vorteile der Nutzung der Logistik von Drittanbietern

Mehr Zeit für die Kernkompetenzen

Es liegt auf der Hand, dass es von Vorteil ist, ein Logistikunternehmen (3PL) als Outsourcing-Dienstleister zu beauftragen, da Sie die Arbeit nicht selbst erledigen müssen. Aber die Vorteile gehen tiefer als das. Die Auslagerung von Lagerhaltung und Fulfillment kann einen bedeutenden Einfluss auf das Wachstum Ihres Unternehmens haben.

Vermeiden Sie langfristige Mietverträge

Viele Logistikunternehmen bieten flexible Preise an. Das bedeutet, dass sie sich bei Ihrem Wachstum – oder wenn Sie langsame Phasen durchlaufen – an Ihre Bedürfnisse anpassen und die Kosten entsprechend anpassen können. Die Anmietung eines eigenen Lagerraums erfordert in der Regel ein größeres Engagement. Lagerhallen in Deutschland werden marktüblich zu einer Mindestmietdauer ab 5 Jahren gehandelt. Darüber hinaus binden Kautionen und Versicherungen wichtige finanzielle Ressourcen.

Holen Sie sich die Experten

Wenn Sie einen ausgelagerten Fulfillment-Dienstleister beauftragen, erhalten Sie nicht nur Lagerflächen sondern auch Mitarbeiter, die für den Betrieb des Fulfillment-Centers verantwortlich sind. Wenn Sie Ihre eigenen Aufträge versenden, müssen Sie ab einem bestimmten Punkt auch Personal einstellen. Die Verwaltung des Personals benötigt viel Geduld und Investment.

Jeder 3PL verfügt über ein ganzes Team von erfahrenen Logistikexperten und Hilfskräften, die Ihnen auf dem Weg dorthin zur Seite stehen. Sie kümmern sich um die gesamte Arbeit, die für den Wareneingang, die Bestandsverwaltung, die Auftragsabwicklung und den Versand erforderlich ist, und geben Ihnen ein neues Maß an Agilität, das Sie alleine vielleicht nicht so leicht erreichen würden.

Nutzen Sie Ihre Zeit zur Optimierung

Dass Sie wirklich gut im Kistenpacken sind war wahrscheinlich nicht Ihre Motivation ein Unternehmen zu gründen. Ihre Zeit ist besser für die Verwaltung und Optimierung im gesamten Unternehmen aufgehoben – und sollte sich nicht in den Fulfillment Prozessen konzentrieren. Wenn Sie jemand anderen beauftragen sich um die logistischen Details zu kümmern, können Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, die einen großen Einfluss auf Ihr Endergebnis haben.

Fashion Fulfillment. Individuelle Logistikprozesse für Modeunternehmen mit Qualität und Vision

Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Umstieg auf ein externes Fulfillment?

Die meisten Unternehmen übernehmen den Versand zunächst selbst und verlagern die Prozesse zu einem späteren Zeitpunkt an einen Fulfillmentdienstleister. Das richtige Timing für die Auslagerung sorgt oftmals für schlaflose Nächte und viel Kopfzerbrechen. 

Da die Abgabe der physischen Logistik einen großen Schritt darstellt, ist die Wahl eines passenden Dienstleisters essentiell und sollte ohne das richtige Bauchgefühl und eine entsprechende Vertrauensbasis nicht entschieden werden.

Doch wann ist der richtige Zeitpunkt, um seinen selbst aufgebauten Shopify Shop und den Bestand aus dem Keller oder dem Wohnzimmer bei einem Logistiker zu lagern?

Zyklische oder ungleichmäßige Verkäufe

Wenn die Zahl der Bestellungen, die Sie bearbeiten, im Laufe des Jahres schwankt, macht es wahrscheinlich keinen Sinn, dass Sie sich verpflichten Ihr eigenes Lager zu betreiben und mit Personal zu besetzen. Ein professionelles Logistikunternehmen ist in der Lage sich Ihren Bedürfnissen anzupassen und bietet flexible Kapazitäten.

Ebenso können unerwartete Verkaufsspitzen – die zwar für Ihr Geschäftsergebnis von Vorteil sind – Ihr Lieferversprechen gefährden. Ein Experte kann mit Zeiten umgehen, in denen Ihr tägliches Auftragsvolumen Spitzenwerte erreicht, so dass Sie jedes Mal ein konsistentes und effizientes Ergebnis liefern können. So sinken auch die Sorgen, dass eine erfolgreicher Post oder die Kollaboration mit einem größeren Label nur schlechte Ratings zurücklässt.

Busy busy no more

Wenn das Packen und Versenden einen Großteil Ihres Arbeitstages einnimmt, ist es wahrscheinlich an der Zeit mit dem Outsourcing zu beginnen. Als Geschäftsinhaber müssen Sie in der Lage sein Ihre Zeit für Verkauf und Marketing, für die Expansion auf andere E-Commerce-Plattformen, für die Beschaffung neuer Produkte und Ideen sowie für die Verbesserung Ihres Unternehmens aufzuwenden, wenn Sie langfristig bestehen wollen.

Level UP der Versand-Infrastruktur 

Wenn Sie geografisch wachsen kann es sein, dass Sie über Ihre derzeitige Infrastruktur hinauswachsen bevor Sie sich anpassen können. Der EU-weite oder sogar weltweite Versand sorgt für eine steigende Komplexität und lässt Sie auch Themen wie Zoll und Transportversicherung nicht mehr umschiffen.

Häufige Fragen

Kann ich nach dem Outsourcing immer noch individuelle Verpackungen verwenden?

Ein positives Erlebnis beim Auspacken kann ein entscheidender Faktor sein. Kunden sind zufriedener, werden eher zu Stammkäufern oder empfehlen Sie an ihre Freunde weiter.

Leider kann es schwierig sein, ein Logistikunternehmen zu finden, das mit Ihnen daran arbeitet. Viele Logistikunternehmen, vor allem die großen Dienstleister am Markt, zwingen ihre Kunden dazu, ihre strengen Standards anzuwenden, wenn es um Verpackung und andere kundenspezifische Anforderungen geht. Grundsätzlich sorgen geringere Preise auch für eine sinkende Flexibilität im Prozess und der Konfektionierung Ihrer Bestellungen. Der ideale Partner bietet Ihnen an, Ihre kundenspezifische Verpackung zu integrieren, ein Branding hinzuzufügen, Packzettel zu entwerfen und kundenspezifische Verpackungsbeilagen wie Aufkleber oder Muster beizufügen, um Ihre Kunden zu überraschen und an Sie zu binden.

Wie verbinde ich meinen Shopify Shop mit einem Fulfillment Dienstleister?

Aufträge per E-Mail an den Partner senden
Systemseitig bietet Shopify die Option, einen externen Dienstleister über eine automatische Weiterleitung von Bestellaufträgen per E-Mail in wenigen Schritten anzubinden (mehr hierzu: https://help.shopify.com/en/manual/shipping/fulfillment-services/custom). 

Geeignet für: kleine Shops mit nur wenigen Bestellungen pro Monat
Komplexität: gering
Preis Einrichtung: gering

Da dieser Service jedoch eher langsam und rudimentär ist, gibt es zusätzlich noch die nachfolgenden 2 Optionen:

Die direkte Anbindung über die Shopify API
Umsetzung z.B. durch eine eigens entwickelte App. Bei korrekter Anbindung erhalten Shopbetreiber und Fulfillment Dienstleister in nahezu Echtzeit Bestelldaten und Logistikkennzahlen. Für ein sehr hohes Bestellvolumen (oftmals Shopify Plus Nutzer) bietet eine API, neben dem automatisierten .csv Austausch (mehr in Option 3) aufgrund des extrem hohen Datenvolumens die einzige sinnvolle Möglichkeit.

Geeignet für: große Shops mit mehreren tausend Bestellungen pro Monat und IT-Agentur oder Abteilung.
Komplexität: hoch
Preis Einrichtung: mittel-hoch

Der automatisierte Austausch von .csv Dateien per Plugin
In den meisten Fällen ist der automatisierte Import und Export von Daten per .csv Dateien die passende Lösung um Artikeldaten und Bestellungen an den Fulfiller zu senden und im Gegenzug Sendungsnummern und Bestände zu erhalten.
Plugins wie Excelify helfen dabei, diese Prozesse ohne großen Aufwand einzustellen und sorgen dafür, dass der Abgleich in festen Zeitabständen (idR. alle 10min oder stündlich) automatisch ausgeführt wird.

Geeignet für: kleine bis mittelgroße Shops bis zu 2500 Orders pro Monat
Komplexität: mittel (ein fähiger Programmierer kann den Export und Reimport innerhalb weniger Stunden einstellen. Bei Reimport der Sendungsnummer wird ein Auftrag automatisch als abgeschlossen markiert und der Kunde enthält die individuell gestaltete Mail)
Preis Einrichtung: gering-mittel

Wie kann der Dienstleister meine Artikel und Bestellungen zuordnen und richtig packen?

Shopify weist für die interne Zuordnung von Artikel, jedem Artikel eine ID zu (ähnlich sieht es bei Bestellungen aus). Die Einmaligkeit einer Nummer ist auch für den Fulfillment-Prozess wichtig damit es nicht zu Verwechslungen kommen kann. Fulfillment Dienstleister arbeiten mit Barcode Scannern oder MDE’s (Smartphones mit spezieller Software und eingebauten Barcodescanner) um Artikel zuordnen zu können. Wichtig ist daher die Auszeichnung der Artikel des Händlers durch einen EAN (oder GTIN) Barcode auf der Verpackung oder anderen Strichcodes damit dieser Scan und Abgleich mit dem System durchgeführt werden kann.

Da die interne Shopify ID nur in Ausnahmefällen dem tatsächlichen Barcode auf dem Produkt entspricht, bedarf es einer Anpassung im Artikelstamm. In den Details kann der Shopbetreiber im Feld Varianten-SKU den einmaligen Barcode je Artikel eintragen. Dieser wird dann aus diesem Feld in das Lagerverwaltungssystem des Dienstleisters exportiert. Mit dem Scan werden SKU und physische Barcode gematched und der Auftrag kann fehlerfrei abgeschlossen werden.

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Die Wahl des passenden Fulfillment Dienstleisters ist entscheidend

Ausgelagerte E-Commerce-Fulfillment Prozesse sind sinnvoll für Unternehmen mit großen Zielen, schwankenden Umsätzen und knappen Zeitressourcen. Sie erhalten die Freiheit, sich wieder intern um die wesentlichen Dinge zu kümmern. Es ist eine großartige Möglichkeit Ihre eigene Zeit freizusetzen und gleichzeitig einen Nischenexperten hinzuzuziehen. Dieser hilt Ihnen die Auftragsabwicklung zu optimieren und die logistischen Herausforderungen in Ihrem Unternehmen zu bewältigen.

Sie sollten sich nicht unüberlegt für einen Dienstleister entscheiden, sondern sich über einen gewissen Zeitraum mit der Thematik beschäftigen. Das Einholen mehrerer Angebot von verschiedenen Dienstleistern hilft Ihnen beim Vergleich. Sie müssen sich als Händler bewusst sein, dass Sie mit der Logistik einen essentiellen Bereich Ihrer Prozesse aus der Hand geben. Die Prozesse können Sie somit nicht mehr bis ins Detail selbst planen und umsetzen.

Der richtige Fulfillment Dienstleister für Ihren Shopify-Shop sollte sich professionell präsentieren und ein gewisses Vertrauen in sein Können vermitteln. Idealerweise bietet das Unternehmen eine gesunde Mischung aus Erfahrung und technischem KnowHow. Use Cases und Referenzen können ebenfalls Rückschlüsse auf die Spezialisierung des potentiellen Partner geben.

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