Fulfillment Outsourcing. Wie Sie den richtigen Zeitpunkt und Partner für die Auslagerung Ihrer Logistik finden

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Die Fulfillment-Logistik ist einer der wichtigsten (und kompliziertesten) Aspekte beim Betrieb eines E-Commerce-Unternehmens. Da sich Kundenerwartungen und Wettbewerbsverhältnisse ständig ändern, steigen sowohl die Komplexität als auch der Druck für E-Commerce-Marken, die Nachfrage zu erfüllen und mitzuhalten.

Während StartUps und wachsende Online Händler ihre Logistik selbst verwalten können, kann es ab einem gewissen Punkt sinnvoll sein, Logistik Aufgaben an einen externen Dienstleister auszulagern. Hierzu zählen z.B. Lagerhaltung, Fulfillment und Versand. Doch wann sollte ein E-Commerce Händler über ein Outsourcing nachdenken?

Laut einer Forrester-Studie brechen 44 % der Online-Käufer ihren Einkaufswagen wegen der Versand- und Bearbeitungskosten ab. Und da die beliebtesten Online-Händler einen Versand innerhalb von zwei Tagen und einen kostenlosen Versand anbieten, erwarten die Kunden sowohl einen schnellen als auch einen günstigen Versand auf Knopfdruck.

Klingt einschüchternd? In diesen und verschiedenen weiteren Szenarien sollten Sie über ein Outsourcing nachdenken.

Die Zusammenarbeit mit einem externen Fulfillment Anbieter kann Ihrem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen sowie Ressourcen freizusetzen, um sich auf Produktentwicklung, Marketing und Unternehmenswachstum zu konzentrieren. Wenn es jedoch darum geht, einen Partner für das Fulfillment Ihres Online-Shops zu wählen, können die Optionen endlos erscheinen. Es ist wichtig, ein Fulfillment-Unternehmen zu finden, dem Sie vertrauen, dass es Ihren Bestand verwaltet, Ihren Kunden ein positives Erlebnis bietet und Ihnen letztendlich hilft, Ihr Geschäft auszubauen.

In diesem Beitrag gehen wir auf verschiedene zentrale Fragen ein, die sich Onlinehändler vor der Abgabe der Logistikprozesse stellen sollten und welche Aspekte für und gegen das Outsourcing sprechen.

Ab wann lohnt sich ein Fulfillment Outsourcing?

Es gibt viele Gründe, warum Geschäftsinhaber das Outsourcing von Fulfillment in Betracht ziehen. Während einige Gründe schnell gefunden sind (wie Platzmangel), können andere komplexer sein. Um Ihnen eine Entscheidungshilfe zu geben, haben wir in diesem Abschnitt einige Eckpunkte für Sie zusammengefasst. Je mehr dieser Punkte für Ihren Onlinehandel zutreffen, desto eher sollten Sie sich zumindest mit dem Thema befassen.

Begrenzter Platz. Ähnlich wie Alice aus dem Haus des weißen Kaninchens herauswächst, werden sich die räumlichen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen schnell als beengt erweisen, sobald Ihr Auftragsvolumen ansteigt.

Sind Sie immer noch nicht sicher, ob Ihre Räumlichkeiten ein Upgrade benötigen? Hier sind ein paar Erfahrungen, die uns bei Outsourcing Projekten begegnet sind:

  • Braune Kisten, die sich bis zur Decke stapeln
  • Der Fußboden ist mit Knitterpapier und Versandetiketten übersät
  • Couches und Betten, die als zusätzlicher Stauraum statt als Möbel genutzt werden

Wenn Sie sich mit einem oder mehreren Punkten identifizieren können, dann  hilft Ihnen nur die Anmietung eines größeren Lagers ( mit allen damit verbundenen Kosten)oder das Outsourcing an einen Fulfillment Dienstleister. Während beides valide Entscheidungen sind, bringt die erste Variante einige Herausforderungen mit sich, wie z. B. die Verantwortung für das Management und die Beaufsichtigung eines größeren Betriebs. Es sei denn, ein eigenes Lager zu besitzen war schon immer Ihr Traum.  Ansonsten kann die Wahl eines externen Dienstleisters die bessere Entscheidung sein.

Zu viel Zeit für Fulfillment aufgewendet. Als Geschäftsinhaber haben Sie eine Vielzahl von Aufgaben. Sie haben sicherlich wichtigere Dinge zu tun, als viel  Zeit damit zu verbringen, Bestellungen zu kommissionieren, zu verpacken und zu versenden. Sie werden uns zustimmen, dass Sie Ihre Zeit besser nutzen können. Dinge wie die Beschaffung oder Entwicklung neuer Produkte, die Optimierung des Kundenerlebnisses und die Ausweitung Ihrer Marketing Bemühungen treten mehr in den Hintergrund, wenn Sie Bestellungen ausführen müssen.

Durch Outsourcing an ein Fulfillment-Center, können Sie sich auf die Dinge konzentrieren, die Ihnen am Herzen liegen, während Sie Ihre Produkte in den besten Händen wissen.

Veraltete Technologie. Technologie: Man kann sie lieben oder hassen, aber sie bleibt bestehen. Während Tabellenkalkulationen am Anfang vielleicht noch funktionierten, können sie mit dem Wachstum Ihres Unternehmens leicht kompliziert und unhandlich werden. Je mehr manuelle Arbeit involviert ist, desto höher ist in der Regel die Fehleranfälligkeit.

Wir verlangen nicht von Ihnen, dass Sie die Technik so sehr lieben wie unser IT-Team, aber Ihr Ziel sollte es sein, mit benutzerfreundlicher Technologie zu arbeiten, die Ihre Arbeit mit so wenig Aufwand wie möglich erledigt. 3PLs bieten das Beste aus beiden Welten – es liegt in ihrem Interesse, ihre Software für Sie so zugänglich wie möglich zu machen und sie gleichzeitig hochdynamisch und leistungsstark zu halten.

Komplexität der Bestellung. Zu Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit verkauften Sie wenige Artikel in nur wenigen SKU’s. Inzwischen haben Sie Ihr Sortiment erweitert und bieten nun Produkte in allen Größen, Formen und Farben an inkl. Setbildung. Außerdem wächst Ihr Kundenstamm kontinuierlich und Ihr Online-Shop ist beliebter denn je.

Neben dem Faktor ZEIT kommen nun weitere Herausforderungen auf Sie zu.

  • Wie werden Sie Ihr Inventar verwalten? Sind Sie in der Lage, Ihre Produkte effektiv zu lagern, so dass die Bestellungen pünktlich und ohne Fehler kommissioniert werden?
  • Werden komplizierte Aufträge zu Verzögerungen beim Versand führen?
  • Wenn es Verzögerungen beim Versand gibt, wie werden Sie das Ihren Kunden erklären?

Ein etabliertes Fulfillment-Unternehmen sollte die Erfahrung und die Fläche haben, um komplexe Aufträge durchführen zu können. Anpassung an steigendes Auftragsvolumen,

neue Serviceleistungen und schnelle Reaktionen auf einen sich ständig verändernden Markt sollten Kernkompetenzen Ihres Fulfillment  Partners sein. 

Hohe Kosten für Verpackung und Versand. Welche sind die größten Kostentreiber eines eCommerce-Unternehmens? Die meisten Geschäftsinhaber werden Ihnen sagen, dass es die Kombination aus Verpackungsmaterial und Versandgebühren sind, die zusammengefasst  ihre Gewinn-Kalkulation nicht aufgehen lassen.

Fulfillment-Zentren haben einen großen Einfluss auf die Reduzierung der Gesamtkosten. Aufgrund ihres hohen Auftragsvolumens sind sie in der Lage, sich hohe Rabatte bei Verpackungsherstellern zu sichern. Und auch bei den Versandkosten können Händler (je nach Versanddienstleister) von individuellen Konditionen profitieren. Als Kunde werden Sie von diesen Vorteilen profitieren, wenn Ihr Fulfillment-Dienstleister seine Kosten transparent an Sie weiterberechnet.

Wir haben diese Checkliste erstellt, um Ihnen die Entscheidung: Outsourcing Ja/Nein zu erleichtern. Kreuzen Sie alles an, was zutrifft:

  1. Ich verbringe mehrere Stunden pro Woche mit Verpackung und Versand.
  2. Meine Kunden erwarten einen schnellen und günstigen Versand auf Knopfdruck.
  3. Ich versende über 100 Bestellungen pro Monat.
  4. Mir geht der Platz für die Lagerung meiner Ware aus.
  5. Ich kann/will keine hohen Beträge in Logistik Infrastruktur investieren (denken Sie an Lagerhallen, Gabelstapler, Arbeitskräfte usw.)
  6. Ich brauche mehr Zeit für strategische Projekte, wie Marketing und Produktentwicklung.

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Gründe die gegen ein Outsourcing Ihrer Logistik sprechen

Auch wenn eine ausgelagerte Logistik eine gute Option für Ihr E-Commerce-Geschäft zu sein scheint, können die folgenden Überlegungen Sie davon überzeugen, die Versandprozesse im Haus zu behalten.

Sie möchten die volle Kontrolle über jeden Schritt des Fulfillment-Prozesses behalten. Wenn Sie das Fulfillment intern abwickeln, haben Sie die vollständige und genaue Kontrolle darüber, wie Ihre Artikel gelagert, kommissioniert, verpackt und an die Kunden versendet werden. Dies kann besonders bei handgefertigten, kundenindividuellen oder zerbrechlichen Artikeln hilfreich sein.

Wenn Sie oder jemand in Ihrem Team ein Experte für E-Commerce-Logistik sind, Ihr Vertriebsnetz zu Ihren Kernkompetenzen gehört oder Sie bereits Ihre eigene Lieferkette aufgebaut haben, werden Sie wahrscheinlich keinen 3PL benötigen, zumindest nicht in nächster Zeit.

Sie bestehen auf der Personalisierung von Bestellungen durch Geschenkverpackungen oder Anpassungen. Wenn Sie einzigartige Verpackungen haben, die jede Art von Individualisierung auf Auftragsbasis beinhalten – sei es eine personalisierte handgeschriebene Notiz oder eine als Geschenk verpackte Schachtel mit Knitterpapier und einem Aufkleber oben drauf – kann es sein, dass Ihr Unboxing-Erlebnis die Möglichkeiten eines 3PLs übersteigt oder sich für den Dienstleister erst ab einem höheren Mindest- Bestellvolumen lohnt.

Viele 3PLs erlauben die Verwendung von Marken- Kartons und Polymailern und bieten Kitting-Services an, um die individuellen Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen, auch wenn dies die Kosten für das Fulfillment erhöhen kann. Ein internes Fulfillment bietet Ihnen jedoch immer Freiheit und Flexibilität bei der Verpackung.

Jedes Ihrer Produkte ist anders oder hat spezielle Anforderungen. Für Produkte, die auf Bestellung angefertigt werden, persönlich angepasst sind oder einzigartig sind, ist die Selbst -Abwicklung der richtige Weg. Das liegt daran, dass jeder einzelne Artikel einen eigenen Platz im Lager des 3PL benötigt, was die Lagerung ineffizient und teuer macht.

Wenn Ihre Produkte außerdem verderblich, gefährlich oder entflammbar sind, kann eine ausgelagerte Auftragsabwicklung schwierig oder unmöglich sein. Wenn Sie strenge Anforderungen an die Lagerung Ihrer Ware haben, werden Sie Schwierigkeiten haben, einen 3PL zu finden, der Ihre Anforderungen erfüllt.

Ihr Verkaufsvolumen ist gering genug, um Bestellungen selbst zu verpacken. Wenn Ihr aktuelles Auftragsvolumen für Sie überschaubar ist, um es selbst zu verpacken, dann können Sie dies auch weiterhin tun. Die Selbst- Abwicklung ist kostengünstiger, wenn Ihr Unternehmen klein ist, obwohl es natürlich einen zeitlichen Kompromiss gibt.

Wenn Sie versuchen, Ihre Kosten so gering wie möglich zu halten, hilft Ihnen der Verzicht auf eine ausgelagerte Auftragsabwicklung, den Cashflow zu erhöhen, besonders wenn Sie eine niedrige Gewinnspanne haben. Überwachen Sie einfach die Zunahme des Auftragsvolumens im Laufe der Zeit, bevor es zu viel für Sie wird, um es zu verwalten.

Die häufigsten Outsourcing Mythen

Leider scheinen sich viele Mythen über das Outsourcing von Leistungen zu halten. Wir bei Beckmann haben in den 36 Jahren Geschäftstätigkeit viele Erfahrungen mit verschiedensten Meinungen und Standpunkten gemacht.  In diesem Kapitel gehen wir auf ein paar der am häufigsten vorkommenden Mythen zum Thema Logistik- Outsourcing ein:

Mythos: Outsourcing ist nur für große Unternehmen. Denken Sie, Sie das Erfolgs Niveau von Nike oder Adidas, und Wachstumsraten von Startup Unicorns, um Ihre Logistik auszulagern? 

Wenn Sie gerade die Wachstumsschmerzen eines erfolgreichen Unternehmens erleben, sind Sie höchstwahrscheinlich bereit, den nächsten Schritt zu tun. Schränken Sie das Potenzial Ihres Unternehmens nicht ein, indem Sie es mit der Konkurrenz vergleichen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die langfristigen Ziele Ihres Unternehmens, damit Sie objektiv bestimmen können, ob es an der Zeit ist, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Mythos: Kunden werden wissen, dass es ausgelagert ist. Keine Sorge! Fulfillment-Center verstehen, warum dies eine große Sorge für potenzielle Kunden ist, weshalb sie auf Ihre spezifischen Anweisungen für die Verpackung und den Versand von Bestellungen achten. Sie können zum Beispiel verlangen, dass Ihr Firmenname auf dem Versandetikett steht. Auf diese Weise werden sich Ihre Kunden wenig bis gar keine Gedanken darüber machen, von wo aus ihre Bestellung versandt wurde, vor allem, wenn sie schnell und präzise geliefert wurde!

Mythos: Fulfillment ist zu kompliziert, um es abzugeben. Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen führen, ist es nur natürlich, dass Ihnen alle internen Prozesse sehr am Herzen liegen. Die Vorstellung, ihre Produkte an Fremde zu übergeben, erfordert einen Umdenkprozess und eine genaue Kenntnis potentieller Dienstleister mit denen Sie zusammenarbeiten könnten. Hier ist jedoch das Geheimnis der Fulfillment Center: Sie wollen, dass Ihr Geschäft erfolgreich ist. Wenn Ihr Unternehmen erfolgreich ist, sind auch Sie erfolgreich. Daher ist es in ihrem Interesse, Ihr Unternehmen in Topform zu halten. Mit dem richtigen 3PL gibt es keinen Grund zur Sorge.

Mythos: Die Abhängigkeit von einen 3PL schränkt die Wachstumsmöglichkeiten ein. Betrachten Sie die Partnerschaft mit einem Fulfillment Center als eine Möglichkeit, Ihr Geschäft zu erweitern, nicht als Einschränkung.  Die Auswahl des richtigen 3PL kann ein intensiver Prozess sein, aber die Folgen einer richtigen Entscheidung können die Entwicklung Ihres Unternehmens entscheidend beeinflussen.Wenn Sie  mit dem richtigen Fulfillment-Anbieter zusammenarbeiten, können Sie flexibel skalieren , da Sie Zugang zu zusätzlichen Flächen, Standorten und Serviceoptionen haben. Wenn ein Team von Experten hinter Ihrem Unternehmen steht, können Sie sich auf Kernprozesse konzentrieren.

Mythos: Outsourcing von Fulfillment ist zu kostspielig. Inhouse-Fulfillment ist in der Regel der einfachste und schnellste Weg, um Ihr eCommerce-Geschäft auf die Beine zu stellen. Aber wenn sich Ihre geschäftlichen Anforderungen ändern, werden Sie feststellen, dass das Festhalten an Bewährtem schnell den Preis für Ihr gesamtes Unternehmen in die Höhe treiben kann.

Neben Preisnachlässen bei den Versandkosten und günstigen Abhol- und Verpackungsgebühren bieten Ihnen Fulfillment Center etwas, das oft von unschätzbarem Wert ist: Fokus. Wenn Sie sich nicht mehr um die Annahme von Ware, die Verwaltung von Mitarbeitern und den Versand von Bestellungen kümmern müssen, haben Sie mehr Zeit für andere wichtige Geschäftsprozesse.

Aber natürlich ist nicht jeder bereit, den Sprung ins Outsourcing zu wagen. Vergleichen Sie Ihre Ausgaben mit dem Angebot Ihres potenziellen 3PL. Sie werden überrascht sein, welche Einsparungen Sie erzielen können.

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Erfolg durch Outsourcing

Wir hoffen, dass wir Sie inzwischen von den Vorteilen des Outsourcings überzeugt haben. Vielleicht sind Sie begierig darauf, den nächsten Schritt auf Ihrer unternehmerischen Reise zu machen, aber es gibt ein paar Dinge, die Sie  genau prüfen sollten, bevor Sie diesen sehr wichtigen Schritt machen.

Due Diligence durchführen. Wir haben ein Wort für Sie: Recherche. Wenn es darum geht, ein Unternehmen zu führen, ist es von Vorteil,  vorbereitet zu sein. Es ist an der Zeit, den Tweed-Hut herauszuholen, nach der nächsten Lupe zu greifen und Ihren inneren Sherlock Holmes zu aktivieren. Sie haben einiges an Ermittlungsarbeit zu leisten.

Im Allgemeinen sind hier die wichtigsten Punkte, auf die Sie achten sollten:

Wenn Sie  zum ersten Mal Kontakt mit Ihrem potentiellen Fulfillment Betreiber aufnehmen, ist es wichtig, Ihren aktuellen Fulfillment-Prozess zu beschreiben, damit Sie ihn mit den Angeboten Ihres 3PL vergleichen können. Wenn Sie spezielle Anforderungen haben oder eine bestimmte Methode bevorzugen, sollten Sie diese unbedingt ansprechen. Sie wollen sichergehen, dass Ihr neuer Fulfillment Dienstleister Ihre Anforderungen erfüllen kann. Und wer weiß, vielleicht kann er sogar Ihre derzeitigen Methoden verbessern.

Wenn Sie in Ihrer Nähe sind, empfehlen wir Ihnen, das Fulfillment Center zu besuchen, damit Sie das Team kennenlernen und sich ein Bild von den Möglichkeiten machen können, die es bietet. Wenn nicht, fragen Sie nach einer virtuellen Tour oder Fotos des Lagers/der Läger.

Frühzeitig Erwartungen setzen. Wir können nicht genug betonen, wie wichtig dies ist. Wenn Sie einen möglichst reibungslosen Übergang wünschen, ist das Festlegen (und Kommunizieren!) Ihrer Erwartungen ein absolutes Muss. Auf diese Weise sind sowohl Sie als auch Ihr Fulfillment Anbieter auf derselben Seite.

Auch wenn die individuellen Bedürfnisse variieren können, sollten Sie die folgenden Fragen stellen:

  • Wie sind Ihre Arbeitszeiten? Wie schnell kann ich Antworten auf Anrufe und E-Mails erwarten?
  • Können Sie kundenspezifische Verpackungsmaterialien und Verpackungsverfahren handhaben?
  • Wie sind Ihre Verfahren für Rücksendungen und Reklamationen?
  • Sind Sie in der Lage, Ihre Software mit meinem aktuellen Shopsystem oder ERP integrieren?
  • Welche Arten von Berichtsfunktionen bieten Sie an? Wie kann ich meine Bestellungen und meinen Bestand verwalten?
  • Wie handhaben Sie Probleme mit dem Kundenservice?
  • Welche Art von Kostenschwankungen kann ich erwarten, wenn mein Geschäft wächst?
  • Wie viel Flexibilität bieten Sie für plötzliche Steigerungen (oder Rückgänge) im Umsatzvolumen?
  • Planen Sie, langfristig am gleichen Standort zu bleiben?

Eines der Markenzeichen eines guten 3PL ist die Fähigkeit, Ihre Fragen durchdacht und gründlich zu beantworten, also scheuen Sie sich nicht, zur Sache zu kommen! Schließlich ist Ihr Fulfillment Partner dazu da, Ihnen zu helfen.

Langsam einsteigen. Auch wenn es einfacher erscheint, sich kopfüber in das Outsourcing zu stürzen, ist es in der Regel besser, langsam anzufangen und den Schwung aufzubauen. Wie wäre es zum Beispiel, wenn Sie sich zunächst auf einige wenige Produkte konzentrieren, anstatt Ihr gesamtes Inventar auf einmal zu verlagern? So erhalten Sie den notwendigen Einblick, wie das von Ihnen gewählte Fulfillment Center in Echtzeit arbeitet. Wenn es irgendwelche Probleme gibt, können Sie diese frühzeitig korrigieren… oder einfach entscheiden, dass dieser 3PL nicht die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist!

Lernen Sie Ihren Fulfiller wirklich kennen. Wie bei jeder guten Beziehung sollten Sie es nicht überstürzen! Nehmen Sie sich die Zeit nehmen, Ihren neuen 3PL kennen zu lernen. Machen Sie sich mit den Unternehmenszielen vertraut, prüfen Sie, ob die Werte des Unternehmens mit den Ihren übereinstimmen und testen Sie, wie gut Sie mit Ihren Ansprechpartnern zurechtkommen. Überdenken Sie die Zusammenarbeit, wenn Sie sich unwohl fühlen oder Bedenken gegenüber den Personen haben, mit denen Sie zusammenarbeiten. 

Berücksichtigen Sie das Verhältnis von Kosten und Nutzen. Haben Sie schon einmal auf ein Preisschild geschaut und gedacht, es sei zu schön, um wahr zu sein? Meistens bedeuten supergünstige Preise, dass man an allen Ecken und Enden spart und Kompromisse bei der Qualität eingeht. Das ist nicht der Schritt, den Sie gehen  wollen, wenn Sie Ihr Fulfillment auslagern. Sie denken vielleicht, dass Sie im Vorfeld eine Menge Geld sparen, aber Sie kennen das Sprichwort… “Sie bekommen das, wofür Sie bezahlen!” Stellen Sie eine Kostentransparenz sicher, damit Sie später nicht mit versteckten Kosten und Gebühren überrumpelt werden. Wir bestreiten nicht, dass Kosten ein wichtiger Teil des Entscheidungsprozesses sind… wir argumentieren nur, dass Kosten  nicht das alleinige Entscheidungskriterium sein darf. Anstatt nach den günstigsten 3PLs zu suchen, sollte Ihr Augenmerk auf einem ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnis liegen.

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