DHL Leitcodierung und Leitcode 101. Was passiert eigentlich, wenn eine Adresse nicht im DHL System vorliegt und welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden? Der Prozess des Adress-Matchings wird Leitcodierung genannt.

Gemäß den Vertrags- und Versandbedingungen von DHL müssen Pakete, die mit aufgebrachten Barcodes an DHL übergeben werden, eine korrekte Leitcodierung aufweisen. Sendungen ohne Leitcode oder mit unleserlichem Leitcode müssen von DHL manuell bearbeitet werden.

Uns dieser Mehraufwand muss natürlich bezahlt werden. Es handelt sich hierbei zwar um einen geringen Betrag im Einzelfall, welcher sich aber über das Jahr summiert und einfach vermieden werden kann.

Ganz nach der Weisheit von Ben Franklin:

“Beware of little expenses; a small leak will sink a great ship.”

Benjamin Franklin.

Bei großer Sendungsmenge kann das dann auch zu einem großen Betrag führen. Das Thema Leitcodierung ist also ein Prozess, welchen jeder E-Commerce Händler mit Fokus auf Profitabilität und Langfristigkeit im Griff haben sollte.

Was ist das DHL Leitcodenachentgelt?

Wenn aufgegebene Sendungen nicht den Bedingungen von DHL entsprechen, müssen die betroffenen Sendungen manuell codiert und nachbearbeitet werden. Dadurch kann es zu Verzögerungen und Nachbelastungen kommen. 

Aber nur, wenn der Absender bei der Erstellung des DHL Paketscheins einen Fehler macht.

Egal, ob du selbst versendest oder mit einem Fulfillment Anbieter arbeitest. Es kommt immer eine Software zur Erstellung von Versandlabels zum Einsatz.

Diese Software erstellt einen Barcode, der auf dem Bestimmungsort des Pakets basiert – Postleitzahl, Straße, Hausnummer, das ganze Drumherum.

Der daraus generierte Barcode heißt Leitcode. Und dieser Leitcode befindet sich auf jedem gedruckten Versandetikett.

Und jetzt kommt der Clou: Stimmt der Barcode nicht mehr, weil unter anderem eine veraltete Postleitzahl verwendet wurde, wird das Paket im DHL-Paketzentrum manuell nachbearbeitet. Dort wird einen neuer „Leitcode“ erstellt, damit das Paket korrekt zugestellt werden kann.

Sidenote: Verbesserung der Codierung in den Vergangenen Jahren. Ein Beispiel: „Köln OT Ortsteil“ ist jetzt ein Kinderspiel… ABER nur, wenn es wirklich mit dem PLZ-Server übereinstimmt. Außerdem hat sich das Spiel geändert – statt nur „OT“ würfeln wir jetzt mit “ -„, „, OT“ oder „/OT“. Nur „-“ (ohne Leerzeichen) gilt für Orte mit Doppelnamen, wie sie auf dem PLZ-Server verzeichnet sind, z.B. zusammengewürfelte Gemeinden wie „OrtsnameA-OrtsnameB“, nicht wie „Köln-Bickendorf“.

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Leitcodierung bei manueller Labelerstellung

Zum Beispiel für private Pakete oder direkt im DHL GKP.  Bei der manuellen Erfassung von Sendungen im DHL Geschäftskundenportal erscheint eine praktische Warnung, wenn die Sendung nicht „leitcodierbar“ ist. Hier wurde also bereits im Frontend Design aufgepasst.

Du kennst einen ähnlichen Prozess aus Käufersicht vielleicht auch aus der Autovervollständigung von Adressdaten oder Warnhinweisen, wenn eine Adresse dem System nicht bekannt ist.

Dasselbe gilt für automatisch erstellte Etiketten – vorausgesetzt, die Software erkennt die Warnungen der DHL-Schnittstelle.

Einige versierte Händler nutzen diese Möglichkeit, nehmen vielleicht auch manuelle Anpassungen vor oder stellen sogar eine kurze Kundenanfrage.

Wie ist der Leitcode aufgebaut?

Wie funktioniert der Leitcode? Der Leitcode und der Identcode sind spezifisch für die Deutsche Post AG (DHL). Beide Codes zusammen dienen als Schlüssel für die automatische Verteilung der Frachtsendungen in den Frachtpostzentren.

In diesen Zentren erfolgt eine automatische Erfassung der Barcodes der Sendungen.

Der Leitcode enthält Informationen über den Leitweg einer Sendung. Folgende Informationen sind in diesem Code verschlüsselt:

• Stellen 1 bis 5: Postleitzahl.
  Hier erfolgt die unverschlüsselte Darstellung der fünfstelligen Postleitzahl der Hausanschrift des Empfängers.
• Stellen 6 bis 8: Straße.
  Aufgrund des begrenzten Platzes im Barcode erhält jeder Straßenname einen dreistelligen Code.
• Stellen 9 bis 11: Hausnummer.
  Diese Stellen zeigen die unverschlüsselte Darstellung der Hausnummer (3-stellig). Bei vierstelligen Hausnummern werden weitere Straßenkennungen verwendet. Beispielsweise hat der Hausnummernbereich 0–999 eine andere Straßenkennung als der Bereich 1000–1999.
• Stellen 12 bis 13: Produktcode (z. B. DHL Warenpost national)
• Stelle 14: Prüfziffer.

Tipps zu Layout und Druck deiner Versandetiketten

Um eine reibungslose und automatisierte Verarbeitung deiner Sendung zu gewährleisten, musst du sicherstellen, dass sowohl der Leitcode als auch der Identcode auf dem Versandetikett korrekt codiert sind.

Die richtige Vorbereitung der Sendungen ist entscheidend. Hier sind die wichtigsten Beispiele für mögliche Fehler bei der Leitcodierung, auf die du achten solltest:

• Sicherstellen, dass das Etikett in einwandfreier Qualität gedruckt ist.
• Überprüfe, ob das Label fehlerfrei und gleichmäßig gedruckt ist.
• Stellen Sie sicher, dass das Adressfeld und die Barcodes die richtige Größe haben; das Versandetikett sollte die gesamte Vorlage ausfüllen.
• Abstand zum Labelrand. Achte darauf, dass um die Barcodes herum die erforderlichen Abstände eingehalten werden.
• Klebe das Etikett auf die größte Fläche des Pakets.
• Bringe das Etikett gleichmäßig auf einer ebenen Fläche des Packstücks an.
• Klebe das Etikett unbedeckt auf, damit es sichtbar ist.
• Vermeide reflektierende Versandtaschen.

E-Commerce-Logistik. Logistik für Onlineshops in Deutschland

Technische Tipps zur Leitcodierung:

Die richtige Kombination aus Ortsname und die Postleitzahl ist wichtig.  Man stelle sich vor: Ein Kunde vergisst vielleicht, „an der Donau“ an seinen Ortsnamen anzuhängen.

Keine große Sache, oder? Wenn aber die Postleitzahl auf der kompletten Kombination „XY an der Donau“ besteht, wird es schwierig. Und schon kommt die Fehlermeldung.

Deutsche Post DHL bietet einen Service namens Datafactory an. Gegen eine Gebühr kannst du auf eine umfangreiche Datenbank mit allen Adressen in Deutschland zugreifen. Diese Datenbank kann in das Eingabefeld deines Online-Shops integriert werden.

So kannst du Adressen validieren oder den Nutzern bei der Eingabe ein Dropdown-Menü mit den richtigen Adressoptionen anzeigen. Dieser Ansatz wird von einigen E-Commerce-Plattformen übernommen.

FAQ

Was kostet die Leitcodierung bei DHL?

Preis Leitcocdierentgeld. Seit dem Jahr 2023 liegt der Preis je Leitcodierung bei 0,49 € netto je nachbearbeiteter Sendung.

Wo finde ich die Summe des Coderentgelds?

Als DHL Geschäftskunde erhältst du ca. alle 10 Tage eine Abrechnung je Versandprodukt/Nebenstelle.

Die Summer der in diesem Zeitraum angefallenen Kosten für Adresskorrekturen findest du in der Zusammenfassung auf Seite 2 deiner Rechnung.

Gibt es die Leitcodierung auch bei anderen Versanddienstleistern?

Die Leitcodierung ist nicht ausschließlich DHL vorbehalten. Andere Versanddienstleister bieten sie genauso an.

Jedes Transportunternehmen verfügt über seine eigene umfassende Datenbank und Logik zu Routing von Sendungen

Der Leitcode kommt hier ins Spiel, um die Sendung präzise ins entsprechende Zieldepot zu lenken. Je nach Versanddienstleister können sogar Straßendetails in diesem Code verschlüsselt sein, während andere lediglich zur Zuweisung an das passende Depot dienen.

Jedes Unternehmen verfügt jedoch über individuell aufgeteilte Liefergebiete und Paketzentren, was wiederum einen eigenen Datenbestand erfordert.

Wie kann ich die Nachberechnung von Leitcodierung bei Shopify vermeiden?

Falls dir viel für die Nachcodierung weiterberechnect wird (und du nicht über einen Fulfillment-Anbieter versendest) kann es sein, bedeutet, dass du die DHL Labels nicht spezieller Software generierst.

In easyDHL beispielsweise werden solche Fehler weitgehend vermieden, da diese Systeme eine Vorvalidierung durchführen. Außerdem kannst du in den Einstellungen der Apps die Leitcodierung sehr genau einstellen.