Einen Fulfillment-Anbieter wechselst du in dieser Reihenfolge: Vertrag lesen, neuen Partner einrichten, Testaufträge schicken, Bestand umziehen und beim Aus- und Einzug zählen, dann umschalten. Die Kündigung legst du so, dass der alte Vertrag erst endet, wenn der neue Partner deine Aufträge schon versendet. Bis dahin arbeiten beide parallel.
Dieser Text ist für dich, wenn du schon auslagerst und überlegst, das Lager zu wechseln. Wenn du noch überlegst, ob du überhaupt auslagern sollst, hilft dir die Entscheidung übers Auslagern mehr.
Woran du merkst, dass es nicht mehr passt
Ein Wechsel heißt nicht, dass dein Lager schlecht arbeitet. Oft hat sich deine Marke verändert. Sie verschickt mehr oder weniger als beim Start, verkauft auf neuen Kanälen oder braucht eine Verpackung mit mehr Handarbeit. Dann kann eine gute Arbeitsweise trotzdem die falsche für dich sein.
Ein einzelner Fehler ist kein Grund zu gehen. Ein Muster schon.
Prüf deshalb zuerst, ob sich etwas lösen lässt. Schreib die drei Dinge auf, die dich am meisten stören, jedes mit Datum und Bestellnummer, und sprich mit deinem Lager darüber. Ist danach behoben, was dich stört, bleib. Gehört es zur Arbeitsweise des Lagers, bleibt es auch nach dem Gespräch so. Dann ist ein Wechsel für beide Seiten die saubere Lösung.
Wann du wechselst
Den Zeitpunkt bestimmen zwei Daten. Eines davon steht schon fest.
Das erste ist das Ende deines Vertrags. Es ergibt sich aus Laufzeit und Kündigungsfrist. An diesem Tag muss der neue Partner übernommen haben. Rechne von dort rückwärts.
Das zweite ist der Umzug der Ware. Er gehört in die Wochen, in denen dein Shop am wenigsten verkauft. Welche das sind, zeigt dir deine eigene Auswertung der letzten zwölf Monate, keine Faustregel. Ist das vierte Quartal bei dir das stärkste, scheidet es aus. Ein Umzug mitten in der Peak Season trifft genau die Wochen, in denen jedes liegengebliebene Paket am meisten kostet.
Wer nach einem schwierigen Weihnachtsgeschäft wechseln will, plant deshalb im Dezember und zieht um, wenn es ruhiger wird.
Wie wechsle ich den Fulfillment-Dienstleister ohne Lagerausfall?
Indem alter und neuer Partner eine Zeit lang gleichzeitig arbeiten. Der alte versendet weiter, bis der neue gezeigt hat, dass er es kann. Das kostet für ein paar Wochen doppelte Lagergebühren. Das ist der Preis dafür, dass dein Shop in dieser Zeit weiter verkauft.
| Schritt | Was passiert | Fertig, wenn |
|---|---|---|
| 1. Vertrag lesen | Laufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung, Kosten beim Warenabzug | das Enddatum feststeht und du weißt, was die Auslagerung kostet |
| 2. Neuen Partner wählen | Halle ansehen, Ansprechpartner kennenlernen, die Fragen weiter unten stellen | du den Namen der Person kennst, die deine Ware betreut |
| 3. Stammdaten übergeben | Artikelnummern, Barcodes, Maße, Gewichte, Verpackungsvorgaben, Beilagen | jeder Artikel im neuen System einen Lagerplatz hat |
| 4. Shop anbinden | Schnittstelle im Testbetrieb, Versandarten zuordnen | Aufträge ankommen und Sendungsnummern in deinem Shop zurückkommen |
| 5. Testaufträge | je Versandart ein echter Auftrag, dazu eine Retoure | jedes Testpaket so ankommt, wie du es selbst gepackt hättest |
| 6. Bestand umziehen | Zählung beim Auszug, Zählung beim Einzug, Abgleich beider Zahlen | beide Zahlen übereinstimmen oder jede Abweichung erklärt ist |
| 7. Umschalten | Der Shop schickt Aufträge nur noch an den neuen Partner, die Rücksendeadresse ändert sich | der alte Partner keine neuen Aufträge mehr bekommt |
| 8. Abschließen | Restaufträge und späte Retouren beim alten Partner, Restbestand abholen | die letzte Retoure angekommen ist und der Vertrag endet |
Für den Bestand gibt es zwei Wege. Kann dein Shopsystem Aufträge nach Lager aufteilen, ziehst du in Wellen um: erst die Artikel, die selten rausgehen, zuletzt die, die jeden Tag rausgehen. Kann es das nicht, gibt es einen Stichtag. Dann geht für ein paar Tage ein Teil deiner Artikel nicht raus. Leg den Stichtag in deine ruhigste Woche und sprich mit beiden Lagern ab, an welchem Tag die letzte Sendung rausgeht und an welchem die erste. Für die Tage dazwischen stellst du die Artikel im Shop auf Vorbestellung, nicht auf ausverkauft.
Am sechsten Schritt hängt mehr, als man ihm ansieht. Zählt nur das neue Lager, beim Einzug, weißt du nicht, ob ein fehlender Karton schon im alten Lager fehlte oder auf dem Lkw verloren ging. Dann lässt sich eine Differenz später keiner Seite mehr zuordnen.
Wie lange der Wechsel dauert
Das hängt an drei Dingen: an deiner Kündigungsfrist, an der Zahl deiner Artikel und Varianten und daran, wie schnell die Anbindung an deinen Shop steht. Eine Marke mit vierzig Artikeln und einem Shop zieht schneller um als eine mit zweitausend Varianten auf drei Marktplätzen.
Eine Spanne für den ganzen Wechsel nennen wir hier nicht. Sie wäre geraten. Deine Kündigungsfrist und der Umzug der Ware liegen nicht in unserer Hand. Wie lange es bei dir dauert, lässt sich erst sagen, wenn dein Sortiment und dein Vertrag auf dem Tisch liegen.
Für die Einrichtung bei uns gibt es eine Zahl. Bei einer neuen Marke dauert sie im Schnitt neun Werktage, Anbindung, Testaufträge und die Freischaltung beim Versanddienstleister eingeschlossen. Unser Teil der Einrichtung dauert wenige Tage. Die Freischaltung beim Versanddienstleister kann bis zu zwei Wochen dauern.
Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Abzugskosten: was im Vertrag den Wechsel bestimmt
Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist sind zwei verschiedene Dinge. Die Laufzeit sagt, wie lange der Vertrag mindestens gilt. Die Frist sagt, wie lange vor dem Ende du kündigen musst. Verlängert sich der Vertrag automatisch und du verpasst den Stichtag, läuft er um die vereinbarte Zeit weiter. Beide Daten bestimmen, wann dein Wechsel frühestens endet.
Drei Klauseln entscheiden, wann und wie du wechseln kannst. Jede hat einen Grund: Ein Lager hält Fläche und Leute für dich bereit und muss planen können. Du musst sie nur kennen, bevor du kündigst. Wo der Wortlaut offen ist, frag schriftlich nach.
Die automatische Verlängerung. Läuft der Vertrag nach der Mindestlaufzeit von selbst weiter, zählt nur noch der Stichtag für die Kündigung. Trag ihn in deinen Kalender, mit genug Vorlauf für die Schritte oben.
Die Mindestmenge mit Ausgleichszahlung. Manche Verträge legen eine Sendungszahl je Monat fest. Fällt deine darunter, zahlst du die Differenz. In der Übergangszeit, wenn ein Teil der Aufträge schon beim neuen Partner läuft, kann genau das passieren. Rechne es vorher aus.
Die Kosten beim Warenabzug. Auslagern, Verladen, Paletten: Das kann je Palette oder pauschal abgerechnet werden. Steht dazu nichts im Vertrag, lass es dir schriftlich bestätigen, bevor du kündigst.
Die Kündigung selbst schickst du so, dass du ihren Zugang belegen kannst. Und erst dann, wenn du weißt, wohin deine Ware geht.
Worauf sollte ich beim Wechsel des Fulfillment-Partners achten?
Auf die Antworten, die du schriftlich bekommst. Zwei Fragen helfen beim Vergleich:
- Wie messt ihr eure Fehlerquote? Gefragt ist eine Zahl mit Zeitraum und Definition.
- Wie viele Marken betreut ihr, und warum genau so viele? Hör weniger auf die Zahl als auf das Warum.
Unsere Antworten: Wir arbeiten mit maximal 100 Partnern. Bei uns geht höchstens eine fehlerhafte Sendung auf 10.000 Sendungen raus, gemessen 2023 bis 2025 über alle Partner. Das heißt für dich: Bei 2.000 Paketen im Monat rechnest du mit einem Fehlgriff alle fünf Monate.
Warum wir bei 100 aufhören, steht auf der Seite über unsere Grenze. Dass es uns seit 1985 gibt und wem der Betrieb gehört, steht auf der Seite über das Unternehmen. Wenn du die Auswahl breiter angehen willst, findest du die Kriterien für einen Fulfillment-Partner in Deutschland auf einer eigenen Seite.
Für wen ein Wechsel zu uns passt
Wir arbeiten mit Marken, die beim Einstieg 250 bis 7.500 Sendungen im Monat verschicken. Darunter im Einzelfall, wenn die Marke passt und auf dem Weg zu 250 ist. Wenn du mit mehr als 7.500 Sendungen im Monat zu uns kommen willst, passen wir nicht. Partner, die bei uns darüber hinauswachsen, können bleiben.
Und ein Einwand, den du vermutlich schon hast: Du liest gerade einen Ratgeber zum Wechsel, geschrieben von einem Lager, das neue Partner aufnimmt. Behalte das im Hinterkopf. Die Reihenfolge oben gilt genauso, wenn du zu jemand anderem wechselst. Und wenn dein jetziges Lager die drei Punkte auf deiner Liste abstellt, bleib dort. Ein Umzug ohne Grund ist auch für uns kein guter Anfang.